O planejamento de um Budget é algo que costuma ser ao mínimo estressante, e que costuma trazer muitas dores de cabeça para quem o faz, e para quem precisa “compra-lo” no setor financeiro da empresa.
Por mais que seja uma tarefa obrigatória das organizações, o maior obstáculo não é pensar no que fazer, mas sim trabalhar com o orçamento que foi definido para isso, que em muitos casos não atende a real demanda do ambiente.
Passo a passo para elaborar seu Budget
- Se você costuma ter a informação privilegiada de quanto será o orçamento disponível para o próximo ano fiscal, você já possui uma carta na manga que vai te ajudar muito. Normalmente é raro passarem o valor disponível para investimento, pois o setor financeiro sempre quer cortar custos, então o máximo que eles conseguirem enxugar, será determinante aqui.
- Se você possuir ou não a informação acima, dá para seguir do mesmo jeito. Nesta etapa é necessário levantar os indicadores dos setores. Como está o desempenho da empresa, o que é mais dolorido em cada local. Caso você seja de uma empresa de consultoria, essa informação é bem difícil de se levantar, então aqui você passa a ver o negócio como uma possibilidade de evitar incêndios.
- Lembra do SWOT? Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Use ele para definir o que precisa ser melhorado. Você como gestor de TI, consegue identificar o que a empresa precisa melhorar, qual a sua dor no momento, o que da para cortar e o que precisa ser feito com urgência.
Como fazer na prática
Agora que você já entendeu o que tem, e aonde precisar chegar, é necessário colocar tudo isso no “papel”, e ver se realmente faz sentido.
- Equipamentos: Para sua empresa ser produtiva, é preciso ter máquinas de qualidade. Um ponto que precisa sempre ser visto, é o parque de máquinas locais da empresa. Os computadores têm quanto tempo de uso? Lembre-se, máquinas com mais de 5 anos devem ser depreciadas na contabilidade, e esse ato de depreciar ainda gera um desconto no pagamento de impostos. Um outro ponto também, é que caso uma dessas máquinas apresente problemas físicos, a facilidade de encontrar um hardware compatível, será 0.
- Segurança: Como está a segurança nas ferramentas da empresa? Existe autenticação em 2 fatores a nível de usuário? A empresa está exposta? Testes e serviços de Pentest são extremante bem-vindos no budget anual.
- Servidor: Como está meu hardware físico? Tem garantia, quanto tempo de uso? Tenho replicação deste ambiente? Se sim, onde? Aqui é onde escolhemos se queremos um Capex, ou um Opex. Que tal ao invés de renovar meu hardware físico, eu trabalhar com um Opex em nuvem, sem custo alto a curto prazo? São itens a se levar em grande consideração.
- Treinamentos: Por último, mas não menos importante, os treinamentos da sua equipe de TI, também entram no bugdet. Você precisa estimar para a sua empresa, o custo que a empresa deve investir em treinamento ou qualificação dos profissionais de TI. A Tecnologia muda diariamente, e se você possui uma equipe própria, a falta de conhecimentos deles, pode custar seu negócio.
Obs.: Caso você possuía uma empresa de consultoria, não esqueça de mencionar no budget o seu custo de implantação de cada item apresentado.
Um outro ponto bem importante, é a data de entrega do Budget. Normalmente as empresas no meio do ano, já estão com o orçamento gerencial do ano seguinte liberado. Isso acontece para evitar custos que não estavam previstos no ambiente. O melhor cenário é a entrega do budget até dia 30/06. Com a entrega nesta data, a empresa tem 6 meses para levantar e aplicar todo o orçamento que foi solicitado.
Uma coisa que não podemos esquecer: O Budget deve prever o custo do ano que vem, então todos os cenários devem ser estudados um a um, evitando custos que não estavam previstos.
Espero que tenham gostado, e até o próximo tema ♥
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